10 Raisons d’externaliser la gestion de son Système d’Information

Externaliser Système Information santé

Gérer le système d’information d’un établissement constitue – de par la complexité des outils, des interfaces multiples, de la sécurité et de la disponibilité réglementaire – une charge de travail de plus en plus lourde à assumer pour un technicien ou un RSI seul. Quand bien même l’établissement aurait la possibilité financière de disposer d’un tel poste.

Opter pour une externalisation de la gestion de son système d’information peut s’effectuer à différents niveaux : la maintenance informatique, mais aussi la gestion globale de son Système d’Information (Direction des Systèmes d’Information).

Une belle opportunité que bon nombre d’établissements de santé ont su saisir pour au moins 10 raisons.

Maîtriser les coûts de son Système d’Information

L’externalisation de la DSI, permet aux établissements d’allouer un budget informatique fixe pour la gestion et le suivi de son système d’information.

Cette enveloppe sera calculée en fonction de la taille du parc informatique, de son niveau de maturité et de ses projets. Afin de définir le budget nécessaire, il sera fait une cartographie précise ainsi qu’un audit complet du ou des services informatiques afin d’identifier précisément les besoins réels d’optimisation et d’évolution.

Les coûts variables, et donc incertains, deviendront alors des coûts fixes permettant ainsi une maîtrise financière de la structure informatique.

Dimensionner précisément son Système d’Information

Les directions informatiques et/ou les responsables de service informatique, selon la taille de l’établissement, rencontrent fréquemment des difficultés à dimensionner le SI aux besoins réels de son activité et des utilisateurs.

À L’heure du big-data, il est important de définir les besoins actuels et futurs, et donc d’anticiper les transformations à venir.

L’externalisation informatique (DSI externalisée), permet de disposer d’une cartographie claire et pertinente quant à l’utilisation de votre système d’information. Les besoins seront définis ensemble et permettront de dimensionner précisément l’infrastructure optimale utile, et évolutive au regard de vos activités. L’externalisation informatique (DSI externalisée), permet de disposer d’une cartographie claire et pertinente quant à l’utilisation de votre système d’information. Les besoins seront définis ensemble et permettront de dimensionner précisément l’infrastructure optimale utile, et évolutive au regard de vos activités.

Vous bénéficierez alors d’un système d’information performant, et disposant d’un catalogue de fonctionnalités métiers répondant aux attentes des utilisateurs.

Dimensionner et qualifier au plus près de vos besoins réels, permettra une évolution agile et flexible de votre SI. Vous réduisez ainsi la surface d’exposition aux risques d’effet tunnel et de non-corrélation aux besoins réels de vos utilisateurs.

Cette création de valeur supplémentaire constitue une qualité de service qui permet d’atteindre les objectifs stratégiques fixés par votre schéma directeur (SDSI) et projets d’établissement.

La gouvernance pour assurer la sécurité

La sécurité, avec le cyber-terrorisme qui s’attaque aujourd’hui aux données de santé, fait partie des missions les plus importantes d’un contrat de gouvernance informatique et est une des priorités du Directeur du Système d’Information.

Aussi, la DSI se doit d’anticiper les menaces et de vous proposer des solutions de sécurité (anti intrusion, Pare feux, antivirus, anti ransomwares, etc.) ainsi que des solutions en termes de Politique de sécurité, de plan de continuité d’activité et de plan de reprise d’activité.

L’établissement pourra se voir proposer un audit complet de sécurité qui permettra d’obtenir un état des lieux et d’établir des préconisations d’optimisation de sa sécurité (plan d’action).

Grâce à cet audit, la sécurité de votre SI deviendra une réelle composante dont la structure n’aura plus à se soucier. Une prise en charge globale de la sécurité globale du SI permettra de valider et conforter tous les aspects règlementaires incontournables actuels (Plan de sauvegarde et restauration, haute disponibilité, protection des données personnelles (RGPD), risques d’attaques externes par les virus, cryptolocker, piratage et vol de données).

Par la pluridisciplinarité de nos équipes, nous vous accompagnons dans la maîtrise de la sécurité de votre SI.

Être épaulé dans l’accompagnement au changement

L’intégration d’un nouvel outil au sein de votre SI, demande souvent une modification de vos organisations. La maîtrise d’ouvrage se révélera alors un atout majeur pour le pilotage global de vos projets.

Afin de réussir les transformations utiles à l’atteinte des objectifs de votre projet d’établissement, la gouvernance va jouer le rôle de copilote en vous accompagnant, directions et utilisateurs dans chacune des étapes nécessaires à ce changement.

La direction disposera, avec la gouvernance de son SI, d’une vision objective et réaliste sur les éventuels changements d’orientation et pourra ainsi corriger, avec une vision objective, son positionnement et ses objectifs initiaux. Elle pourra alors statuer avec une vision éclairée sur la pertinence et la faisabilté d’éventuels changements d’orientation, compte tenu de ses forces et faiblesses.

Le principal frein à la transformation des utilisateurs est la peur du changement. Celle-ci se voit fortement réduite lorsque la direction des établissements se repose sur important dispositif d’accompagnement et de conduite du changement, portée par l’externalisation de sa direction des systèmes d’information.

Ainsi le taux de réussite des projets informatiques se révèlent supérieures lorsqu’ils sont réalisés dans le cadre d’un pilotage par une gouvernance externalisée.

S’offrir une réelle qualité de service

La qualité est un des critères essentiels évalués en permanence dans les établissements de santé. En se dotant de collaborateurs regroupant une équipe d’experts techniques et d’experts fonctionnels, l’établissement se dote de l’expérience de spécialistes qui pourront l’accompagner sur toutes les problématiques métiers, organisationnelles, techniques, et fonctionnelles rencontrées.

Que ce soit sur un domaine technique précis, ou sur des interrogations de déploiement d’outils métiers, de la gestion de projet SI, d’interfaçage, de gestion du budget, de déclaration CNIL, de conformité Hop’EN, RGPD, ou de rédaction du Schéma directeur … L’établissement pourra se garantir d’une qualité de service, tant pour ses utilisateurs, que pour la bonne prise en charge du patient, tout au long de son parcours de soins.

Des indicateurs de qualité de service, de mesure de performance et de satisfaction des utilisateurs lui permettent d’évaluer précisément les axes d’amélioration et actions associées à mettre en œuvre.

Disposer d’un vivier de talents

Il n’est plus utile de rechercher des informaticiens, ou spécialistes dans tel et tel domaine de l’informatique pour bien exploiter votre système d’information.

La gouvernance externalisée met à votre disposition un panel de spécialistes aguerris par des années d’expérience auprès des établissements de santé (DSI, chef de projet métier, expert sécurité, ingénieur système, ingénieur réseau …). Créatifs et réactifs, ils pourront vous apporter une solution précise et adaptée à l’ensemble de vos problématiques.

Disposer d’experts en veille technologique et réglementaire permanente

La gouvernance permet à l’entreprise de bénéficier d’une veille technologique et règlementaire permanente.

Celle-ci vous permettra :

  • D’améliorer constamment le mode de traitement de ses données informatiques à travers des matériels et des logiciels
  • De surveiller la sécurité et la disponibilité de votre système d’information
  • D’optimiser sa performance globale
  • De respecter les aspects règlementaires

La mesure de la performance du système d’information permet de s’assurer de la qualité des décisions prises par la DSI ainsi que des actions réalisées par nos experts.

La DSI externalisée garantit également le suivi des projets par un expert à double casquette :

  • Gestionnaire :
    Grâce à une vision globale, le DSI assurera un rôle de suivi du budget et des projets métiers inscrits au schéma directeur et projet d’établissement toujours en lien avec l’actualité technologique et le cadre réglementaire en vigueur.
  • Expert fonctionnel :
    De par ses connaissances et son expérience métier terrain, des attentes des directions et des professionnels de santé. Par sa connaissance de la réglementation en vigueur, le DSI pourra alerter, orienter et conseiller la direction de l’établissement.

Se protéger contractuellement

Le contrat associé à la gouvernance SI permet à l’établissement de maîtriser l’ensemble de ses contrats et de pouvoir entreprendre, si besoin, des actions juridiques en cas de défaillance d’un éditeur, fournisseur, prestataire, à ses engagements et carences dans les prestations contractuelles attendues.

La DSI externalisée pour se recentrer sur son cœur de métier

Lorsque la gestion du système d’information est confiée à un prestataire spécialisé dans l’externalisation de la DSI, l’établissement de santé peut se reposer sur celui-ci pour disposer d’une infrastructure adaptée à ses besoins et ainsi se concentrer sur son cœur de métier.

Directions et utilisateurs n’auront alors plus à se soucier des problématiques qui les parasitent aujourd’hui dans leurs activités et pourront se recentrer sur leur métier propre , et par extension sur la bonne prise en charge de ses patients tout au long de leur parcours de soins.

Trouver la sérénité

L’entreprise n’aura plus à se soucier, de la maintenance de son matériel, des contrats, des garanties, des alertes, des dépannages, des mises à jour sur son système d’information. La DSI externalisée garantit le pilotage de tous les acteurs essentiels au bon fonctionnement global, et sans interruption, du Système d’Information. Elle assistera l’ensemble de la direction en termes de budgétisation et de pilotage global de tous les projets en relation avec le SI, en nous confiant la gouvernance de votre SI vous assurez à votre établissement une économie de temps, de coûts et de gestion des ressources humaines allouées à votre système d’information.

Vous gagnerez donc en qualité et pourrez-vous affranchir des activités de gestion du SI, souvent compliquées, chronophages et sans valeur ajoutée pour votre activité.

La démarche de GPLExpert est d’aider les établissements en les accompagnant sur tout ou partie de leur gestion du système d’information pour que les équipes internes puissent se concentrer sur leurs missions premières et non plus survoler un ensemble de tâches. Vous gagnerez donc en qualité et pourrez-vous affranchir des activités de gestion du SI, souvent compliquées, chronophages et sans valeur ajoutée pour votre activité.

La définition du périmètre, des besoins et des attendus représentent une étape indispensable à la mise en place de cette collaboration.

À partir de là, différentes externalisations sont possibles :

  • Externalisation complète, incluant l’infogérance du SI. Le DSI est alors totalement intégré à l’équipe terrain comme s’il était salarié de l’établissement.
  • Externalisation de la DSI uniquement en se positionnant comme véritable Directeur du Système d’Information.
  • Mise en place de l’infogérance uniquement avec une gestion conjointe avec la DSI existante interne.
  • Externalisation partielle où sont déléguées au DSI externalisé des missions spécifiques, avec un ou plusieurs aspects du poste, pour permettre au DSI interne de se concentrer sur la gestion stratégique du SI

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