"MAÎTRISEZ VOTRE SYSTÈME D'INFORMATION"

10 BONNES RAISONS D’EXTERNALISER LA GESTION DE SON SYSTÈME D’INFORMATION

Gérer un parc informatique dans un établissement de santé constitue – de par la complexité des outils, des interfaces multiples, de la sécurité et de la disponibilité réglementaire – une charge de travail de plus en plus lourde à assumer pour un technicien ou un RSI seul. Quand bien même l’établissement a la possibilité financière de disposer d’un tel poste.

Opter pour une externalisation de la gestion de son système d’information peut s’effectuer sur différents niveaux : la maintenance informatique (L’infogérance) mais aussi la gestion globale de son SI (Direction des Systèmes d’Information). Ces solutions s’avèrent alors être des alternatives intéressantes pour au moins dix raisons. Une belle opportunité que bon nombre d’établissements de santé hésitent encore à saisir.

1. Maitriser les coûts de son Système d’Information

Avec l’externalisation, il sera possible pour l’établissement d’allouer un budget fixe pour la gestion et le suivi de son système d’information. Cette enveloppe sera calculée en fonction de la taille du parc informatique et de ses projets. Avec comme prérequis indispensable, un audit complet du SI permettant de bien dimensionner les besoins. Les coûts variables incertains deviendront alors des coûts fixes qui feront que la gestion financière de la structure pourra être maitrisée.

2. Dimensionner au plus juste son Système d’Information

Il est souvent difficile pour une entreprise de dimensionner la taille de son système d’information (SI) par rapport au volume de ses activités. L’infogérance et la DSI externalisée, dans un travail collaboratif, sauront exactement quel dimensionnement doit avoir votre SI au regard de vos activités ; une réelle qualité de service quant aux objectifs inscrits à votre projet d’établissement.

3. Assurer sa sécurité

La sécurité, avec le cyber-terrorisme qui s’attaque aujourd’hui aux données de santé, fait partie des clauses les plus importantes d’un contrat d’infogérance et est une des priorités d’un Directeur du Système d’Information. Aussi, l’infogérant, sous le contrôle de la DSI, se doit de s’y conformer rigoureusement et de vous proposer des solutions de sécurité (Pare feux, antivirus, anti ransomwares, etc…).

Dans le cadre de l’infogérance, l’établissement pourra se voir proposer un audit complet de sécurité qui permettra d’effectuer un état des lieux, et d’établir des préconisations d’optimisation de sa sécurité. Ainsi, la sécurité deviendra un nouvel aspect dont la structure n’aura plus à se soucier. Une prise en charge de la sécurité globale du SI incluant les sauvegardes, la protection de ses données, ou les risques d’attaques externes (virus, piratage, vol de données). L’infogérant vous épaule dans la maitrise de la sécurité de votre SI.

4. Être épaulé dans l’accompagnement au changement

L’intégration d’un prestataire externe dans le schéma directeur de l’entreprise peut être porteuse d’une vision nouvelle pour ses perspectives d’avenir. Elle pourra ainsi corriger son positionnement et ses objectifs initiaux afin de statuer sur d’éventuels changements d’orientation, compte tenu des forces et des faiblesses constatées dans son mode d’exploitation.

5. S’offrir une réelle qualité de service

La qualité est un des critères essentiels évalués en permanence dans les établissements de santé. En se dotant de collaborateurs regroupant une équipe d’experts techniques et d’experts fonctionnels, l’établissement s’entourera de spécialistes lui permettant d’être accompagné sur toutes les problématiques rencontrées.

Que ce soit sur un domaine technique précis, ou sur des interrogations de déploiement d’outils métiers, d’interfaçage, de gestion du budget, de déclaration CNIL, de conformité Hôpital Numérique, ou de rédaction du Schéma directeur … L’établissement pourra se garantir d’une qualité de service, tant pour ses utilisateurs, que pour la bonne prise en charge du patient, tout au long de son parcours de soins. Des indicateurs de qualité de service et de satisfaction utilisateurs lui permettront d’évaluer précisément les axes d’amélioration et actions associées à mettre en œuvre.

6. Disposer d’un vivier de talents

Il n’est plus besoin de rechercher un spécialiste dans tel et tel domaine de l’informatique pour bien exploiter son système d’information. L’infogérance s’en chargera, en mettant à votre disposition un panel de spécialistes formés, créatifs, réactifs, prêts à vous apporter une solution précise et adaptée à tous vos problèmes.

7. Disposer d’experts en veille technologique et réglementaire permanente

Avec l’infogérance, l’entreprise peut bénéficier d’une veille technologique permanente. Elle peut ainsi améliorer constamment le mode de traitement de ses données informatiques à travers des matériels et des logiciels de monitoring, de surveillance de sa sécurité, performants et réellement adaptés à ses besoins.

Avec une DSI externalisée, elle se garantit également le suivi de ses dossiers par un expert à double casquette :

  • Gestionnaire :
    Grâce à une vision globale, le DSI assurera un rôle de suivi du budget et des projets métiers inscrits au schéma directeur et projet d’établissement toujours en lien avec l’actualité technologique et le cadre réglementaire en vigueur.
  • Expert fonctionnel :
    De par ses connaissances et son expérience terrain, des attentes des professionnels de santé et de la réglementation en vigueur, le DSI pourra alerter, orienter, et conseiller la direction de l’établissement.

8. Se protéger contractuellement

Le contrat d’infogérance et/ou de DSI externalisée permet à l’établissement de maitriser l’ensemble de ses contrats et de pouvoir entreprendre, si besoin, des actions juridiques en cas de défaillance d’un éditeur, fournisseur, prestataire, à ses engagements et carences dans les prestations attendues.

9. Se recentrer sur son cœur de métier

Lorsque la gestion du système d’information est confiée à un partenaire, spécialiste de l’infogérance et de la DSI externalisée, l’établissement de santé peut se reposer sur celui-ci et se concentrer sur son métier, l’amélioration continue dans la prise en charge du patient. La structure n’aura alors plus à se soucier des problèmes qui parasitent aujourd’hui son activité et pourra recentrer tout son potentiel humain sur la bonne prise en charge de ses patients.

10. Trouver la sérénité

L’entreprise n’aura plus à se soucier des réparations, de la maintenance, des alertes, des dépannages, des mises à jour sur son système d’information. Le duo DSI externalisée et infogérance garantira le bon fonctionnement global et sans interruption du SI en terme de budget, de planification, de logiciels, de matériels et de ressources humaines.

En associant l’infogérance de votre SI et la DSI externalisée vous assurerez à votre établissement une économie de temps, de coûts et de gestion des ressources humaines allouées à votre système d’information. Tous les personnels de votre établissement pourront alors, et sereinement, se consacrer entièrement à leur objectif premier, la bonne prise en charge du patient. Vous gagnerez donc en qualité et pourrez-vous affranchir des activités de gestion du SI, souvent compliquées, chronophages et sans valeur ajoutée ni pour vous, ni pour le patient.

 

La démarche de GPLExpert est d’aider les établissements en les accompagnant sur tout ou partie de leur gestion du système d’information pour que les équipes associées puissent se concentrer sur leurs missions et non plus survoler un ensemble de tâches.

La définition du périmètre, des besoins et des attendus représente une étape indispensable à la mise en place de cette collaboration. A partir de là, différentes externalisations sont possibles :

  • Externalisation complète, incluant l’infogérance du SI. Le DSI est alors totalement intégré à l’équipe terrain comme s’il était en interne.
  • Externalisation de la DSI uniquement en se positionnant comme véritable Directeur du Système d’Information.
  • Mise en place de l’infogérance uniquement avec une gestion conjointe avec la DSI en place.
  • Externalisation partielle où sont déléguées des missions spécifiques, avec un ou plusieurs aspects du poste, pour permettre au DSI de se concentrer sur la gestion stratégique du SI.